Inkooporders staan kant-en-klaar in Business Central, zonder overtypen.
Sola B.V. maakt al sinds 1866 bestek. Hun inkooporders kwamen in allerlei verschillende formats binnen en moesten met de hand worden overgetypt in Business Central. Wij bouwden een datapijplijn die de orders automatisch uit de mailbox leest, naar de juiste afdeling stuurt en kant-en-klaar als order in Business Central zet.
Over Sola B.V.
Sola B.V. maakt al sinds 1866 bestek, voor de horeca, de zorg en huishoudens over de hele wereld. Een traditierijk bedrijf met een continue stroom aan inkooporders.
Die orders kwamen binnen in allerlei verschillende formats, van uiteenlopende klanten. Sola werkt met Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP-systeem, maar voordat zo'n order daarin stond, moest een medewerker de gegevens stuk voor stuk overtypen.
Een binnenkomende order, automatisch in Business Central
Een order komt in elk denkbaar formaat binnen, de datapijplijn leest 'm uit en maakt 'm kant-en-klaar aan in Business Central. Geen overtypen meer.
- RVS-bestek, gevorkt1.200
- Tafelmessen, mat1.600
- Theelepels, glans2.000
- 1Uitlezen
- 2Routeren
- 3Aanmaken
Order aangemaakt- RVS-bestek, gevorkt1.200
- Tafelmessen, mat1.600
- Theelepels, glans2.000
Van mailbox tot order in Business Central, automatisch
We bouwden een datapijplijn die het hele inkoopproces overneemt. Klik op een stap om te zien wat er gebeurt: de order komt binnen in de mailbox, de pijplijn leest 'm uit, stuurt 'm naar de juiste afdeling en zet 'm klaar als order in Business Central. De medewerker hoeft alleen nog op goedkeuren te klikken.
- Order binnengekomen in de mailbox
- Excel-bijlage herkend, klaar om uit te lezen
De order komt binnen in de mailbox
Klanten sturen hun inkooporders per mail, in allerlei verschillende formats. Voorheen was dit het startpunt van handmatig werk, nu is het de trigger voor de pijplijn.
Orders landen automatisch in Business Central
Sola werkt met Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP-systeem. Voorheen typte een medewerker elke order met de hand over in Business Central, regel voor regel.
Wij koppelden de datapijplijn rechtstreeks aan Business Central. Elke uitgelezen order wordt daar automatisch als concept-order aangemaakt, met alle regels, artikelnummers, aantallen, prijzen en leverwensen meteen op de juiste plek. De medewerker opent een complete order in plaats van een leeg formulier.
- Elke order automatisch aangemaakt in Business Central, zonder overtypen.
- Alle orderregels direct ingevuld, klaar voor controle.
- De medewerker keurt alleen nog goed in zijn vertrouwde omgeving.
- Order 10482 aangemaakt als concept-order
- 12 orderregels automatisch ingevuld
- Klaar voor goedkeuring door de medewerker
Het resultaat
Het inkoopproces loopt nu vanzelf. Orders komen binnen in de mailbox, de pijplijn leest ze uit, stuurt ze naar de juiste afdeling en zet ze kant-en-klaar in Business Central. De medewerker hoeft alleen nog te controleren en op goedkeuren te klikken.
Het overtypen is verdwenen, en daarmee ook de fouten die daarbij sluipen. Orders worden sneller verwerkt, ongeacht in welk formaat ze binnenkomen, en het team houdt meer tijd over.
Mensen zijn te waardevol om de hele dag orders over te typen.
Benieuwd hoeveel uur er bij jou te winnen valt?
Gegevens uit mails of PDF's overkloppen, data kopiëren naar het portaal van een partner, statussen handmatig bijwerken in het CRM? Plan een vrijblijvende kennismaking, dan kijken we samen wat er in jouw situatie te automatiseren valt.
